ENCARREGADO ADMINISTRATIVO

Gerenciar todas as atividades e processos administrativos atribuídos ao setor, com o intuito de otimizar o tempo e aumentar a eficácia conforme os processos estabelecidos pela empresa.

1. Realizar contratação e cadastro de colaboradores, através de contato com o colaborador, acompanhamento dos processos da admissão, coletas de assinaturas, e entrega da documentação ao Departamento Pessoal, e cadastro dos colaboradores admitidos no sistema de gestão da empresa, com registro de toda documentação utilizada na contratação, é feito quando a necessidade de contratação de um novo colaborador;
2. Realizar fechamento de premiações, proventos e descontos de colaboradores da operação, através de acompanhamento semanal e mensal das atividades e lançamentos referente a produção dos colaboradores, para fechamento de comissão e inclusão na folha de pagamento;
3. Realizar aprovação de justificativas de faltas, recebimentos de atestados e fechamento de pontos dos colaboradores, através de acompanhamento semanal do ponto dos colaboradores, para fechamento mensal do banco de horas e fechamento da folha de pagamento;
4. Quando houver por parte do colaborador desvio de conduta, ato de insubordinação, infração do código de ética da empresa, ou outras situações as quais estejam previstas na CLT para liberalidade de aplicação de advertência, realizar aplicação conforme análise dos fatos e do comportamento apresentado a fim de corrigir, sinalizar e comunicar ao colaborador que tal atitude não está alinhado com as normas da empresa;
5. Realizar demissões, através de análise das advertências e desempenho do colaborador, e após é realizado o contato para demissão, sempre que necessário;
6. Semanalmente realizar aprovações diversas por meio do sistema de gestão, para liberações financeiras, padronização e movimentações no sistema;
7. Fechamento mensal dos indicadores de negócio, através do sistema o fechamento semanal e mensal dos estoques, faturamentos, produção e despesas com a operação, para que possamos acompanhar o Demonstrativos de resultados do exercício;
8. Apresentar na reunião mensal DRE (Demonstrativo de resultado do exercício), através de estudo e acompanhamento dos fechamentos feitos no mês, para apresentações mensais nas reuniões com a diretoria, todo dia 15 do mês subsequente;
9. Supervisão dos abastecimentos internos e externos, através de acompanhamento mensalmente os lançamentos de abastecimentos feitos no posto interno e externo, visando controlar o consumo e custo de combustível;
10. Conferência dos impostos municipais, estaduais e federais, através de acompanhamento dos fechamentos mensais feitos pela contabilidade antes do pagamento das guias de impostos oriundos da prestação de serviço, conferência realizada em todo último dia do mês;
11. Acompanhar a emissão e renovação dos alvarás de funcionamento das unidades, verificando anualmente se as emissões foram feitas corretamente, lançar no sistema para liberação de pagamento, com a intenção de manter o funcionamento das unidades regular;
12. Acompanhar e supervisionar os contratos de prestação de serviços tomados, financiamentos tomados pelas unidades, analisando e acompanhando os serviços contratados para as unidades e veículos, efetuar os lançamentos quando necessário;
13. Acompanhar a emissão de notas fiscais de prestação de serviço de forma atenta para cumprimento do regime tributário do município da prestação, acompanhando e analisando semanalmente os lançamentos feitos no sistema, afins de corrigir erros que possam afetar os fechamentos mensais e semanais;
14. Realizar fechamento de alimentações, através de envio mensal todo dia útil subsequente ao dia 20, a relação de alimentações extras dos colaboradores ao DP, através de e-mail;
15. Alimentação do portal ONVIO com as principais informações para composição da FOPAG (hora extra, bônus, premiações, descontos diversos, outrem), utilizando o sistema, para composição da folha de pagamento de saldo de salário aos colaboradores sempre que necessário, mensalmente;
16. Mensalmente atuar na gestão dos benefícios médico e odontológico. Realizar inclusões e/ou exclusões entre o período dos dias 01 a 10 de cada mês via sistema ou conforme solicitação por e-mail aos fornecedores responsáveis, conferir mensalidade de acordo com o quantitativo de funcionários ativos, enviar para aprovação da Gerência Geral e ciência do setor de Gente & Gestão. Caso aprovado, encaminhar para a Matriz realizar o pagamento e ao DP para lançar os descontos a serem aplicados em folha;
17. Rotineiramente junto ao setor de Gente e Gestão e Marketing da empresa apoiar, executar e realizar ações de endomarketing para um melhor clima organizacional e fortalecimento da cultura organizacional.